Содержание:

1. Настройка документооборота в 1С

2. Как использовать функции система документооборота

3. Советы по эффективному управлению документооборотом в системе конфигураций 1С

Документооборот — это ключевой компонент для эффективного управления бизнес-процессами в любой организации. В системе 1С: Предприятие функция документооборота позволяет автоматизировать создание, согласование, регистрацию и хранение документов. В этой статье мы рассмотрим, как настроить и использовать функцию документооборота в 1С.

Настройка документооборота в 1С

1.1. Настройка справочников и каталогов

• Открытие конфигурации:
  1. Запустите 1С: Предприятие и откройте нужную конфигурацию.
• Настройка справочников:
  1. Перейдите в раздел «Справочники» и выберите необходимые справочники для документооборота (например, «Контрагенты», «Сотрудники», «Документы»).
  2. Убедитесь, что все справочники заполнены актуальной информацией.
• Создание и настройка каталогов:
  1. В разделе «Каталоги» создайте каталоги для хранения документов (например, «Документы на согласование», «Архив документов»).
  2. Настройте доступы и права для пользователей, чтобы обеспечить корректное использование каталогов.

1.2. Настройка бизнес-процессов

• Создание бизнес-процессов:
  1. Перейдите в раздел «Бизнес-процессы» и выберите «Создать новый бизнес-процесс».
  2. Определите тип бизнес-процесса (например, «Согласование документа», «Регистрация входящего документа»).
• Определение этапов и задач:
  1. Настройте этапы бизнес-процесса, такие как «Подготовка документа», «Согласование», «Регистрация».
  2. Установите задачи для каждого этапа и назначьте ответственных сотрудников.
• Настройка маршрутизации:
  1. Определите порядок прохождения документа через этапы.
  2. Настройте правила маршрутизации, чтобы документ автоматически перемещался между этапами в зависимости от выполненных условий.

Как использовать функции система документооборота

2.1. Создание и регистрация документа

• Создание нового документа:
  1. Перейдите в раздел «Документы» и выберите тип документа (например, «Исходящий документ», «Входящий документ»).
  2. Нажмите «Создать» и заполните необходимые поля: дата, номер, контрагент, содержание документа.
• Регистрация документа:
  1. Заполните данные документа, включая описание, прикрепленные файлы и ссылки.
  2. Проверьте и подтвердите правильность данных, затем зарегистрируйте документ в системе.

2.2. Согласование документа

• Отправка на согласование:
  1. Перейдите в раздел «Согласование документов» и выберите документ, который нужно согласовать.
  2. Нажмите «Отправить на согласование» и выберите ответственных сотрудников.
• Мониторинг статуса согласования:
  1. Используйте раздел «Статус документов» для отслеживания состояния документа.
  2. Просматривайте комментарии и отзывы от согласующих.
• Завершение согласования:
  1. После получения всех необходимых согласований, заверьте документ.
  2. Обновите статус документа и перейдите к следующему этапу.

2.3. Хранение и поиск документов

• Хранение документов:
  1. Используйте каталог «Архив документов» для хранения завершенных и архивных документов.
  2. Настройте правила хранения и периодическую очистку.
• Поиск и извлечение документов:
  1. Используйте функцию поиска по ключевым словам, дате, номеру и другим критериям.
  2. Настройте фильтры и отчеты для удобного поиска и анализа документов.

Советы по эффективному управлению документооборотом в системе конфигураций 1С

3.1. Обучение сотрудников

• Проведите обучение для сотрудников по работе с системой документооборота.
• Объясните процессы создания, согласования и регистрации документов.

3.2. Анализ и оптимизация

• Регулярно анализируйте работу системы документооборота.
• Определяйте узкие места и возможности для оптимизации процессов.

3.3. Обновление и поддержка

• Следите за обновлениями системы 1С и применяйте новые функции и улучшения.
• Обеспечьте техническую поддержку для решения возникающих проблем.

Настройка и использование функции документооборота в 1С позволяет автоматизировать и упростить процессы управления документами, от создания до архивирования. Следуя этому руководству, вы сможете эффективно настроить систему, улучшить процессы согласования и хранения документов, а также обеспечить прозрачность и контроль за документооборотом в вашей организации.

Специалист компании ООО “Кодерлайн”,

Пономарева Марина