Содержание:

1. Шаг 1. Создание субсчета 62.01.1 и его настройка

2. Шаг 2: Настройка счетов и проводки бухгалтерского учёта в документах

3. Шаг 3. Перенос существующих остатков по счету 62.02 (при необходимости)

4. Шаг 4: Учет НДС с авансов, полученных на счете 62.01.1, и заполнение регистров по НДС

5. Шаг 5: Заполнение налоговых деклараций по НДС

6. Шаг 6: Организация мониторинга и контроля

7. Недостатки использования активно-пассивного счета 62.01.1

Эта инструкция поможет вам настроить 1С: Бухгалтерию 3.0 для учета расчетов с покупателями только на счете 62.01 (с использованием субсчета 62.01.1), исключая использование счета 62.02 «Расчеты по авансам полученным».

Важно: 

 – перед началом работы сделайте резервную копию базы данных.

 – проверьте настройку Проведение документов (Это позволит избежать лишних оборотов по зачету авансов и отрицательных остатков в течении дня, система установит наиболее логичное и правильное время, соблюдая хронологическую последовательность событий).

Для этого откройте Раздел Администрирование (1) -> Настройка программы (2) -> Проведение документов (3). Должен быть установлен флаг в поле «Время документов устанавливается автоматически» (4).

Администрирование

Время документов устанавливается автоматически

Шаг 1. Создание субсчета 62.01.1 и его настройка

1. Откройте План счетов: Раздел Главное -> План счетов.

План счетов

2. Найдите счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

а. В поле Поиск наберите номер счета 62, нажмите кнопку Enter (1), далее нажмите одиночное нажатие левой кнопки мыши на счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» (2).

3. Добавьте новый субсчет:

а. Нажмите кнопку «Скопировать» (3) в примере используем кнопку Скопировать, но можно и по кнопке «Создать» (нужно будет заполнять все поля вручную).

Расчеты с покупателями и заказчиками

b. Код счета: Укажите код нового субсчета: 62.01.1 (1).

c. Наименование: Укажите наименование нового субсчета: «Расчеты с покупателями и заказчиками согласно УП*без применения счета 62.02» (2).

* УП – Учетная политика.

d. Вид счета: выберите «Активно-пассивный». Это ключевой момент! Активно-пассивный счет позволяет видеть как дебиторскую, так и кредиторскую задолженность на одном счете (3).

e. Налоговый учет по налогу на прибыль: настройте, если необходимо (4).

f. Виды субконто: настройте, если необходимо (5).

g. Нажмите кнопку «Записать и закрыть»

Налоговый (по налогу на прибыль)

Шаг 2: Настройка счетов и проводки бухгалтерского учёта в документах

Теперь необходимо настроить документы таким образом, чтобы они использовали новый субсчет 62.01.1 для учета.

1. Реализация (акты, накладная, УПД) (Продажи -> Реализация (акты, накладные, УПД):

• Откройте/Создайте документ «Реализация».

Реализация (акты, накладные, УПД)

• Убедитесь, что в поле «Расчеты» указан 62.01.1 Если указаны счета 62.01, 62.02 замените их на 62.01.1.

Расчеты

Для автоматического заполнения счетов учета поля «Расчеты» в документе Реализация (акты, накладная, УПД), нужно произвести следующие настройки:

1. Нажмите кнопку «Открыть», поле Договор.

Реализация товаров

b. Выберите вкладку «Счета расчетов с контрагентами».

Счета расчетов с контрагентами

c. Нажмите кнопку «Создать» заполните поля.

d. Счет расчета с покупателем 62.01.1.

e. Счет авансов полученных 62.01.1.

Создать

f. Проверить правильность внесения данных, на основании этой настройки при выборе этого договора в документе будут автоматически подставляться счета учета.

Счета расчетов с контрагентами

Важно: Основной риск заключается в том, что изменение настроек автоматического заполнения счетов бухгалтерского учёта может привести к автоматическому изменению проводок в уже проведённых документах за прошлые периоды, если период для внесения изменений открыт и пользователи имеют возможность изменять документы.

1. Поступление на расчетный счет/в кассу (Банк и касса -> Банковские выписки / Кассовые документы):

• Откройте документ «Поступление на расчетный счет» или «Приходный кассовый ордер (ПКО)» с видом операции «Оплата от покупателя».

Поступление на расчетный счет

• Внимательно изменяйте счет расчетов на 62.01 и субсчет 62.01.1 в каждом новом документе!

Шаг 3. Перенос существующих остатков по счету 62.02 (при необходимости)

Если вы ранее использовали счет 62.02, необходимо перенести остатки на новый субсчет.

1. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 62.02 (Отчеты -> Стандартные отчеты -> Оборотно-сальдовая ведомость по счету):

• Укажите период, за который необходимо проанализировать остатки.
• Проанализируйте, какие документы сформировали остатки по дебету и кредиту счёта.

2. Ручная корректировка — операция, введенная вручную (Операции -> Операции, введенные вручную):

• Создайте документ «Операция, введенная вручную».
• Проводки:
• Для переноса кредитового остатка: Дебет 62.02 Кредит 62.01.1 — на сумму кредитового остатка. Указываем все виды субконто, используемые в организации для этих счетов.
• Содержание: В содержании операции подробно опишите причину корректировки. Например: «Перенос остатков по счету 62.02 на субсчет 62.01.1».

Важно: можно этим же способом перенести и дебетовой остаток с 62.01.

Дебет 62.01.1 Кредит 62.01— на сумму дебетового остатка.

Если остаток не переносим, в документах оплаты от покупателя (Банк и касса -> Банковские выписки / Кассовые документы, документы «Поступление на расчетный счет» или «Приходный кассовый ордер (ПКО)» с видом операции «Оплата от покупателя») после перехода на 62.01.1 проставляется счет расчетов 62.01. Помните переход требует внимательного внесения данных и усиленного контроля.

Шаг 4: Учет НДС с авансов, полученных на счете 62.01.1, и заполнение регистров по НДС

После получения аванса от покупателя необходимо начислить НДС с суммы аванса. В зависимости от выбранной настройки Раздел Главное -> Налоги и отчеты -> НДС -> Порядок регистрации счетов-фактур на аванс (оптимальной настройкой в нашем случае, будет) -> Не регистрировать счета-фактуры на авансы, зачтенные до конца налогового периода. Это позволяет уменьшить трудозатраты, на анализ и проверку учета по НДС.

Налоги и отчеты

НДС

Важно: В соответствии с изменениями в налоговом законодательстве, вступившими в силу в 2025 году, процедура выставления счетов-фактур на авансовые платежи претерпела изменения. Теперь, если отгрузка товаров или оказание услуг осуществляются в пределах одного налогового периода (квартала), оформление счета-фактуры на аванс становится необязательным. Тем не менее, несмотря на это послабление, обязанность по учету НДС, уплаченного с аванса, сохраняется в полном объеме. В случае частичной отгрузки, то есть, когда она не покрывает всю сумму аванса, налог на добавленную стоимость начисляется на оставшуюся часть полученного аванса. Эти изменения требуют пересмотра и адаптации процессов бухгалтерского учета и отчетности для обеспечения соответствия новым требованиям.

При реализации товара (услуги) начисленный НДС с аванса принимается к вычету в сумме зачета аванса. Все это должно быть отражено в регистрах НДС для корректного формирования книги покупок и книги продаж. Сформируйте ОСВ по счету 62.01.1, проанализируйте обороты за выбранный период.

Оборотно-сальдовая ведомость по счету

1. Начисление НДС с аванса (оптимальный вариант):

• Откройте документы оплаты (Банк и касса -> Банковские выписки / Кассовые документы, документы «Поступление на расчетный счет» или «Приходный кассовый ордер (ПКО)» с видом операции «Оплата от покупателя»). Также это можно сделать, наведя курсор на Документ расчетов с контрагентом, двойным нажатием левой клавиши мышки в ОСВ и в выпадающем списке нажать Открыть «Поступление на расчетный счет».

Поступление на расчетный счет

• В документе оплаты, нажмите кнопку «Создать на основании» -> «Счет-фактура выданный».

Счет-фактура выданный

• Документ сформируется автоматически. Проверьте заполненный документ. Нажмите кнопку «Провести и закрыть». 

Провести и закрыть

• При проведении будут сформированы проводки по начислению НДС с аванса:
• Дебет 76. АВ (НДС с авансов и предоплат) Кредит 68.02 (НДС к уплате в бюджет).

Движения документа

Начисление НДС с аванса (нерекомендуемый вариант, введение в полуавтоматическом режиме):

• Создайте документ «Счет-фактура выданный на аванс» (Продажи -> Продажи -> Счета-фактуры выданные).
• Нажмите кнопку «Создать», указав (выбрав из списка):
• Контрагента (покупателя).
• Документ – основание.

Счет-фактура выданный на аванс

• Сумму аванса. (заполняется автоматически согласно Документа-основания).
• Ставку НДС. (заполняется автоматически согласно Документа-основания).
• Сумму НДС (заполняются автоматически согласно Документа-основания).
• Нажать кнопку «Провести и закрыть». При проведении будут сформированы проводки по начислению НДС с аванса:
• Дебет 76. АВ (НДС с авансов и предоплат) Кредит 68.02 (НДС к уплате в бюджет).

2. Реализация товаров (услуг) и зачет аванса:

• Откройте документ Реализация (акт, накладная, УПД) (Продажи -> Реализация (акты, накладные, УПД).
• Проверьте заполнение Расчеты, счета учета 62.01.1, выберите способ зачета авансов (Автоматически (оптимальный вариант) или по документу. В нашем случае «Не погашать» не имеет под собой веских оснований).

Расчеты

• Нажать кнопку «Провести и закрыть». При проведении будут сформированы проводки по реализации и зачету аванса (Нажмите кнопку «Дт/Кт», чтобы увидеть движения по документу).

Реализация товаров

Движения документа

• Дебет 90.02.1 Кредит 41.01 (Списание себестоимости товаров при их реализации).
• Дебет 62.01.1 Кредит 90.01.1 (Выручка).
• Дебет 90.03 Кредит 68.02 (НДС с реализации).
• Дебет 62.01.1 Кредит 62.01.1 (Зачет аванса покупателя).

Шаг 5: Заполнение налоговых деклараций по НДС

Правильное заполнение налоговых регистров является ключевым фактором для корректного формирования книги покупок и книги продаж.

1. Регистр «НДС Продажи»:

• При проведении документа «Счет-фактура на аванс» автоматически формируется запись в регистре «НДС Продажи». В регистре отражается информация о сумме НДС, начисленной с аванса, и дате выписки счета-фактуры.

Движения документа

• При проведении документа «Реализация (акт, накладная, УПД)» с зачетом аванса формируется запись в регистре «НДС Продажи».

НДС Продажи

2. Регистр «НДС Покупки»:

• После проведения документа «Реализация (акт, накладная)» необходимо создать документ «Формирование записей в книге покупок» (Операции -> Регламентные операции НДС).

Регламентные операции НДС

• В документе «Формирование записей книги покупок» формируются записи о принятии к вычету НДС, на сумму зачета, с ранее уплаченного аванса. Заполнить автоматически нет возможности.
• Нажмите кнопку «Добавить», заполняем табличную часть документа указав:
• Покупатель;
• Документ аванса;
• Событие;
• Дату события;
• Сумму;% НДС;
• НДС.

Формирование записей книги покупок

Добавить

• Нажать кнопку «Провести и закрыть». При проведении будут сформированы проводки по реализации и зачету аванса (Нажмите кнопку «Дт/Кт», чтобы увидеть движения документа).

Провести и закрыть

Движения документа

НДС Покупки

Если использовать данную инструкцию, Отчёт «Анализ учёта по НДС» и декларация по НДС формируются корректно.

Шаг 6: Организация мониторинга и контроля

1. Регулярно формируйте Оборотно-сальдовую ведомость по счету 62.01.1: убедитесь, что на счете правильно отражается дебиторская и кредиторская задолженность.
2. Проверяйте правильность зачета авансов: убедитесь, что авансы правильно зачитываются при реализации товаров (услуг).
3. Анализируйте данные книги покупок и книги продаж: убедитесь, что все операции с НДС отражены корректно.

Важные замечания:

• Автоматическое заполнение: старайтесь максимально использовать автоматическое заполнение документов, чтобы уменьшить вероятность ошибок.
• Проверка данных: всегда проверяйте правильность введенных данных перед отправкой документов.

Преимущества использования активно-пассивного счета 62.01.1:

Использование активно-пассивного счета 62.01.1 для учета как дебиторской, так и кредиторской задолженности по расчетам с покупателями дает ряд существенных преимуществ по сравнению с традиционным разделением на счета 62.01 и 62.02. Эти преимущества заключаются в упрощении аналитических процедур, повышении наглядности учета и снижении вероятности ошибок, возникающих при работе с двумя отдельными счетами. Рассмотрим каждое из этих преимуществ более подробно:

1. Упрощение анализа и контроля взаиморасчётов:

• Концентрированная информация: Активно-пассивный счёт объединяет всю информацию о расчётах с конкретным покупателем (или группой покупателей) на одном счёте. Это означает, что для получения полной картины взаимоотношений с данным контрагентом не нужно просматривать несколько счетов.
• Упрощение аналитических процедур: анализ остатков и оборотов по одному счету значительно упрощает процесс выявления проблемных зон, таких как просроченная дебиторская задолженность или невыполненные обязательства по авансам. Это позволяет быстрее принимать управленческие решения, направленные на улучшение платежной дисциплины или оптимизацию выполнения заказов.
• Сокращение количества аналитических отчетов: Консолидация информации позволяет сократить количество аналитических отчетов, необходимых для контроля расчетов с покупателями. Вместо двух отчетов (по счетам 62.01 и 62.02) достаточно одного, что экономит время и трудовые ресурсы персонала.
• Упрощение выверки с контрагентами: процесс выверки расчетов с покупателями становится проще и быстрее, поскольку вся информация о взаиморасчетах находится в одном месте.

2. Повышение наглядности учета:

• Понятное представление данных: Активно-пассивный счёт позволяет легко увидеть общую картину взаиморасчётов с каждым покупателем: текущую задолженность покупателя перед организацией (дебиторская часть) и обязательства организации перед покупателем по полученным авансам (кредиторская часть).
• Более четкое понимание финансового состояния: Консолидированное представление данных позволяет более точно оценить финансовое состояние организации, поскольку сразу видно, какая часть активов представлена дебиторской задолженностью, а какая часть обязательств — полученными авансами.
• Улучшение визуализации данных: Информацию с активно-пассивного счета легче визуализировать с помощью графиков и диаграмм, что позволяет быстро выявлять тенденции и закономерности во взаиморасчётах с покупателями.

3. Снижение вероятности ошибок:

• Сокращение количества операций: вместо проведения операций по двум счетам (62.01 и 62.02) используется только один счет (62.01.1), что сокращает количество операций, выполняемых вручную, и, следовательно, снижает вероятность ошибок при вводе данных.
• Сокращение контрольных процедур: отпадает необходимость в проведении сложных контрольных процедур, связанных с выверкой остатков на счетах 62.01 и 62.02, что также снижает вероятность ошибок.
• Минимизация ошибок при закрытии периода: Консолидация учета позволяет избежать ошибок, связанных с некорректным закрытием периода при наличии остатков на счетах 62.01 и 62.02, которые не были вовремя перенесены или зачтены.

В целом использование активно-пассивного счёта 62.01.1 для учёта расчётов с покупателями представляет собой эффективный способ упрощения, наглядности и повышения точности учёта, что способствует улучшению управленческого учёта и принятию обоснованных решений. Однако важно помнить о необходимости адаптации стандартного функционала 1С для обеспечения корректного учёта НДС и формирования отчётности.

Недостатки использования активно-пассивного счета 62.01.1

Хотя использование единого активно-пассивного счета 62.01.1 для учета всех расчетов с покупателями (включая авансы) может показаться привлекательным решением с точки зрения упрощения учета, оно сопряжено с определенными проблемами, особенно в части учета НДС и использования стандартного функционала 1С. Вот основные недостатки и способы их устранения (с учетом возможности доработки):

1. Проблемы с регистрами НДС и стандартными обработками:

• Некорректная работа обработки “Регистрация счетов-фактур на аванс”: стандартная обработка “Регистрация счетов-фактур на аванс” (Продажи -> Счета-фактуры на аванс) не предназначена для работы с активно-пассивными счетами, на которых одновременно учитываются как дебиторская, так и кредиторская задолженность. Она предполагает, что авансы учитываются на отдельном кредитном счете (обычно 62.02). При попытке использовать обработку со счетом 62.01.1 не формируются счета-фактуры на аванс.
• Решение (с доработкой):
• Доработка обработки “Регистрация счетов-фактур на аванс”: необходимо внести изменения в код обработки, чтобы она учитывала наличие авансов на активно-пассивном счете. Алгоритм доработки будет заключаться в следующем:
• Обработка должна анализировать обороты по кредиту субсчета 62.01.01 и считать их авансами.
• Обработка должна учитывать, что на счете могут быть как авансы, так и обычные расчеты, и корректно формировать счета-фактуры только на сумму авансов.

• Решение (с доработкой):
• Доработка обработки “Формирование записей книги покупок”: необходимо изменить код обработки, чтобы она могла корректно определять сумму НДС, подлежащую вычету с аванса, на основании данных активно-пассивного счета. Алгоритм доработки будет заключаться в следующем:
• Обработка должна анализировать обороты по дебету субсчета 62.01.1 и определять, какая часть этих оборотов относится к зачету ранее полученных авансов.
• На основании этой информации система должна формировать записи в книге покупок для вычета НДС с авансовых платежей.

2. Некорректное заполнение строк 1230 «Дебиторская задолженность» и 1520 «Кредиторская задолженность» в бухгалтерском балансе:Стандартная логика заполнения бухгалтерского баланса в 1С предполагает, что дебетовое сальдо по счёту 62.01 (Расчёты с покупателями и заказчиками) автоматически попадает в строку 1230 «Дебиторская задолженность», отражая суммы, которые покупатели должны организации. Кредитовое сальдо по счёту 62.02 (Расчёты по полученным авансам) соответственно отражается в строке 1520 «Кредиторская задолженность», показывая сумму полученных авансов, по которым организация ещё не выполнила свои обязательства (не отгрузила товар/услугу).

Однако при переходе на использование единого активно-пассивного счета 62.01.1 для учета всех расчетов с покупателями (как обычных, так и авансовых платежей) возникает проблема корректного отражения данных в бухгалтерском балансе. Поскольку дебетовое и кредитовое сальдо теперь находятся на одном счете, стандартные алгоритмы 1С не могут автоматически разделить остатки на дебиторскую и кредиторскую задолженность. В результате при формировании бухгалтерского баланса данные о расчётах с покупателями могут не отображаться в соответствующих строках (1230 и 1520) или отображаться некорректно, что искажает реальную финансовую картину организации. Это требует внесения изменений в алгоритмы формирования отчётности для правильного определения и классификации задолженности на счёте 62.01.1.

Решение (с доработкой):

• Доработка заполнения регламентированного отчета Бухгалтерский баланс: Для корректного отражения данных о расчетах с покупателями в бухгалтерском балансе при использовании активно-пассивного счета 62.01.1 необходимо внести изменения в код регламентированной отчетности «Бухгалтерский баланс». После внесения изменений необходимо тщательно протестировать отчет «Бухгалтерский баланс», чтобы убедиться, что он правильно отображает данные о расчетах с покупателями в различных ситуациях (наличие дебиторской и кредиторской задолженности). 

З. Сложность анализа данных:

• Объединение дебиторской и кредиторской задолженности на одном счете: хотя это может показаться упрощением, на практике это может затруднить анализ. Трудно быстро определить, какая часть остатка по счету является дебиторской задолженностью покупателя (он нам должен), а какая — кредиторской задолженностью (мы ему должны как аванс).
• Решение (частичное):
• Правильное использование аналитики (субконто): максимально используйте аналитику (субконто) на счете 62.01.1: «Контрагенты», «Договоры», «Документы расчетов с контрагентами».
• Создание пользовательских отчетов: разработайте собственные отчеты, которые позволят анализировать остатки по счету 62.01.1 с разделением на дебиторскую и кредиторскую задолженность (на основе оборотов по счету).

Данная инструкция позволит вам оптимизировать ведение учета расчетов с покупателями в 1С: Бухгалтерия 3.0 с использованием активно-пассивного счета 62.01.1. Это решение позволяет консолидировать дебиторскую и кредиторскую задолженность на одном счете, что существенно упрощает анализ и контроль взаиморасчетов. Однако важно учитывать, что предложенный подход требует тщательной адаптации стандартного функционала системы, в частности механизмов учета НДС и формирования отчетности. Для корректного учета операций и соблюдения требований законодательства необходимо доработать обработки «Регистрация счетов-фактур на аванс» и «Формирование записей книги покупок», а также внести изменения в код отчета «Бухгалтерский баланс». Тщательное тестирование и контроль после внедрения помогут избежать ошибок и гарантировать правильность формирования налоговых деклараций и финансовой отчетности. Только при комплексном подходе и учете всех нюансов использования активно-пассивного счета можно добиться максимальной эффективности и прозрачности учета расчетов с покупателями.

Специалист компании ООО “Кодерлайн”,

Чкалова Лариса