Содержание:

1. Описание проблемы работы с системой бумажного документооборота
2. Возможности системы электронного документооборота в организации
3. Что такое облачный ключ и как он защищает документы компании

Описание проблемы работы с системой бумажного документооборота

Использование системы электронного документооборота сейчас при автоматизации бизнес-процессов компаний уже становится чем-то достаточно обыденным. Это и не удивительно, ведь ЭДО это не только замечательный способ ускорить и упростить процессы компании, связанные с документооборотом, но и защитить их.

Давайте представим компанию, в которой есть несколько отделов или и вовсе филиалов. В такой ситуации сбор всей необходимой документации становится достаточно долгой и трудоемкой задачей. Ведь сначала сотруднику необходимо передать документ на подпись на бумажном носителе или отправить его по почте. Получателю же придется этот документ печатать, подписывать его ручкой и отправлять обратно через курьера. А таких документов, ожидающих подписания, может быть множество. И в таком бумажном круговороте, документы легко могут потеряться или задержаться в пути к получателю. К счастью, существует решение, которое позволяет компании избавится от подобных проблем и сложностей.

Возможности системы электронного документооборота в организации

Принцип работы электронного документооборота в конфигурации системы 1С дает возможность упростить подобный круговорот документов в компаниях. В таком случае сотруднику достаточно загрузить необходимый документ в систему ЭДО, установив необходимые права для получателя. После чего человек, которому был адресован документ получит уведомление о необходимости подписи, подписать документ он также сможет онлайн. В системе все действия с документом будут зарегистрированы: кто и когда его подписал. Очевидно, что таким образом ни один документ не будет потерян и он всегда дойдет до своего получателя. Помимо того, что ЭДО значительно ускоряет процесс передачи и подписания документа, он также гарантирует безопасность и конфиденциальность всей информации.

Что такое облачный ключ и как он защищает документы компании

Безопасность обмена документами обеспечивается за счет использования облачного ключа. По своей сути, облачный ключ – это уникальный идентификатор пользователя. К каждому пользователю привязывается свой идентификатор и именно по нему система дает пользователю доступ к данным и функциям на платформе. Помимо того, что облачный ключ дает пользователю доступ к системе, он к тому же используется для подписи и шифрования электронных документов, подтверждения при отправке или получении документов через облачное хранилище. Таким образом, за счет облачного ключа обеспечивается высокий уровень безопасности при работе с документами.

Стоит сказать, что с каждым годом все больше и больше компаний переходит на электронный документооборот. Так как внедрение ЭДО позволяет компаниям сократить свои расходы на бумагу, печать и доставку, а также уменьшить время работы с документами вплоть до 80%.

Специалист компании ООО “Кодерлайн”,

Важенина Елизавета