Содержание:

1. Основные причины переработки бухгалтеров

2. Некоторые рекомендации, чтобы бухгалтеры не уставали и не перерабатывали

         Всем известно, что бухгалтеры в наше время работают с утра до ночи, включая выходные и праздники. И дело не в том, что бухгалтеры неквалифицированные. Есть несколько причин, по которым бухгалтеры «живут на работе».

Основные причины переработки бухгалтеров

1. Отсутствие регламентов
         Каждый руководитель должен понимать, что для соблюдения сроков подачи отчетности, оплаты налогов, зарплаты и прочего необходимо грамотно составить регламент работ для каждого подразделения. Это поможет избежать ситуаций, когда бухгалтерам приходится бегать по офису накануне сдачи отчетности или выплаты зарплаты из-за того, что кто-то что-то не сделал или не предоставил своевременно.
         Для предотвращения подобных ситуаций необходимо:
– Составить графики закрытия месяца с четкими сроками и исполнителями.
– Установить графики предоставления кадровой информации.
– Определить графики закрытия зарплаты и другие важные процессы.
2. Отсутствие инструкций по составлению, заполнению и согласованию документов
         В результате бухгалтерия часто возвращает документы на переделку. Вот несколько распространенных ошибок:
– Отсутствие обязательных реквизитов.
– Расхождение в суммах.
– Факсимильная подпись вместо живой.
– Отсутствие обязательных документов при оформлении сотрудников.
– Недостаточная информация по командировке и т.д.
3. Гиперответственность и неумение делегировать
         Эта проблема часто встречается у главных бухгалтеров или руководителей финансового сектора, которые считают, что никто, кроме них, не справится с работой. Нельзя замыкать все на себе. Необходимо подбирать персонал и обучать его таким образом, чтобы работа выполнялась вовремя, качественно и без «ночевок» на работе. Нужно уметь делегировать часть своих обязанностей подчиненным и объяснять, что, как и когда необходимо сделать.
4. Отсутствие автоматизации
         Многие бухгалтеры тратят много времени на подготовку платежей вручную. Например, подготовка платежных поручений на перечисление зарплаты может занимать много времени, особенно если в компании много сотрудников.
         Другой пример: менеджеры работают в операционной системе, куда вносятся документы по реализации, а затем эти документы вручную переносятся бухгалтером в 1С. Настройка синхронизации 1С и автообмена документами значительно упростила бы и ускорила этот процесс.
         Также можно автоматизировать:
– Ввод первичной документации.
– Обмен документами с банком.
– Обмен данными с контрагентами.
– Сверку с контрагентами в 1С.
– Авансовые отчеты по QR-коду.
– Проверку контрагента 1С.
– Поиск дублей в справочниках.
– Сверку выручки с базой НДС.
         Существуют готовые решения по автоматизации ведения кадрового делопроизводства, такие как:
– 1С: Кабинет сотрудника.
– СБИС КЭДО.
– HR Link.
– VK HR Tek.
         Внедрение этих решений значительно сократит время на ручную работу, особенно в крупных компаниях.
5. Замалчивание проблемы
         Примерная ситуация: в компанию пришел новый бухгалтер. В первую же отчетность он понимает, что ничего не сходится и все плохо, но вместо того, чтобы озвучить эту проблему главному бухгалтеру, молча продолжает вести учет, «рисуя» нужные цифры.
         Не надо молчать. Если есть проблема, ее нужно решать, а не замалчивать и пытаться «рисовать». 1С капризна, и любые ручные исправления чреваты для дальнейшего учета.
6. Нехватка кадров
         Еще одной важной причиной постоянной усталости и переработок бухгалтеров является нехватка кадров. В условиях, когда на одного бухгалтера приходится слишком много задач, даже самые квалифицированные специалисты не могут справиться с объемом работы без переработок. Решение этой проблемы заключается в найме дополнительного персонала и перераспределении обязанностей.
7. Постоянные изменения в законодательстве
         Бухгалтеры вынуждены постоянно следить за изменениями в налоговом и трудовом законодательстве. Это требует дополнительных временных затрат на изучение новых норм и правил, а также на их внедрение в повседневную работу. Для облегчения этой задачи можно организовать регулярные тренинги и семинары для бухгалтеров, а также использовать специализированные программы, которые автоматически обновляются в соответствии с изменениями в законодательстве.

Некоторые рекомендации, чтобы бухгалтеры не уставали и не перерабатывали

         Для того, чтобы бухгалтеры не уставали и не перерабатывали, необходимо внедрять четкие регламенты, инструкции, автоматизацию и культуру открытого обсуждения проблем.

         Также важно обеспечить достаточное количество кадров и организовать обучение сотрудников в связи с изменениями в законодательстве.

Это позволит значительно улучшить качество работы и снизить нагрузку на сотрудников, делая их труд более эффективным и менее стрессовым.

Специалист компании ООО “Кодерлайн”,

Симонова Светлана