Содержание:

1. Как использовать отчет «Счета, не оплаченные покупателями»

2. Как использовать список «Ожидаемая оплата от покупателей» в системе 1С:Бухгалтерия

Довольно часто возникает ситуация, когда нужно напомнить партнёру о необходимости оплаты выставленного счёта. Однако формировать по каждому клиенту необходимые документы и отправлять вручную может быть довольно трудозатратным и утомительным. На этот случай в конфигурации Бухгалтерия предприятия 3.0 предусмотрено несколько механизмов, облегчающих работу, и мы сегодня рассмотрим их в данной статье.

Предварительная подготовка:

• Разумеется, должны быть заполнены параметры, необходимые для отправки сообщений электронной почты – адрес почтового ящика, пароль, и, в некоторых случаях, специфические параметры сервера входящих и исходящих сообщений;
• Так же обязательным этапом подготовки является настройка контактной информации контрагента – именно на введённые в этом этапе адреса будут отправляться письма. Важно, что должно быть заполнено поле e-mail, которое относится к самой организации (оно находится чуть ниже поля адреса), а не соответствующее поле контактного лица;

Контрагент

• Для второго способа потребуется задействовать возможность «Планирование платежей от покупателей» – она находится в пункте «Планирование платежей» раздела «Функциональность».

Как использовать отчет «Счета, не оплаченные покупателями»

Способ 1: Отчет «Счета, не оплаченные покупателями».

Счета, не оплаченные покупателями ООО

Первый и самый простой способ – использование отчёта, который выводит список не оплаченных счетов. На первый взгляд отчёт предназначен для информирования пользователя о списке таких счетов, однако у него есть «расширенная функциональность» – в одну из колонок отчёта можно вывести адрес электронной почты контрагента, и при двойном нажатии на него (действие «Расшифровать») будет открыта форма отправки сообщения, в которой уже будет все необходимое:

• Адрес электронной почты покупателя
• Счёт как приложение к письму
• Заполненное на основании шаблона поле текста сообщения.

Таким образом, всё необходимое для отправки уже сформировано – настройки почты были сделаны предварительно, а всё остальное доделала программа, и для того, чтобы уведомить партнёра о неоплаченном счёте, нужно только нажать на кнопку «Отправить».

Важной особенностью данного способа является привязка к статусу счёта – если в форме счёта изменить статус на «Оплачен» (несмотря на реальное положение вещей), то такой счёт не будет отображаться в отчёте, и напомнить о его оплате не получится.

Как использовать список «Ожидаемая оплата от покупателей» в системе 1С:Бухгалтерия

Способ 2: Список «Ожидаемая оплата от покупателей».

Ожидаемая оплата от покупателей

Второй способ имеет свои особенности. С одной стороны, он позволяет напоминать не только о неоплаченных счетах, но и о неоплаченных реализациях, с другой, счета, по которым не было реализаций, не будет в этом списке. Кроме того, как уже упоминалось, этот способ требует расширенной подготовки. После установки опции «Планирование платежей» в положение «Включено» и перезапуска программы станет доступна общая команда «Ожидаемая оплата покупателей» (её можно запустить, например, через поиск).

В результате выполнения команды открывается форма списка, которая включает в себя все неоплаченные реализации – и те, которые были сделаны на основании счетов на оплату, и те, что были оформлены без счетов. Данная форма может отобразить фактическую сумму задолженности, контакты и другие данные. В полученном списке можно легко изменить срок оплаты у каждого документа, но нас сейчас интересует другая функциональность – отправить напоминание контрагенту.

Для того, чтобы напомнить об оплате партнёру, необходимо выделить соответствующую строчку списка и нажать на кнопку «Напомнить». Дальше возможно 2 варианта:

• Если по указанной накладной был счёт на оплату, то будет сформировано письмо с текстом вида «Уважаемый покупатель!

Напоминаем, что у Вас есть неоплаченные счета:…». К письму будет приложен как счёт в формате pdf, так и архив с электронным счётом.

• Если же накладная была оформлена без использования счёта, то письмо будет отличаться: «Уважаемый покупатель!

Напоминаем, что у Вас есть задолженность по приложенным документам:…», а к письму будет приложена только форма ТОРГ-12 в формате pdf.

И в том, и в другом варианте в случае, если все настройки были сделаны верно, останется только нажать на кнопку «отправить».

У каждого из представленных способов есть свои особенности, преимущества и недостатки, но есть и то, что их объединяет – а именно необходимость отправлять напоминания отдельно по каждому объекту. Можно сказать, что логичным развитием имеющихся возможностей станет подлинная автоматизация – отправка напоминаний сразу по списку, а лучше даже – настраиваемая автоматическая рассылка подобных уведомлений. Продукты 1С непрерывно совершенствуются, и возможно, мы увидим подобный функционал в очередных релизах, но сейчас такая возможность может быть реализована только при помощи разработки – они должны оказаться несложными, но всё же могут потребовать услуг квалифицированных специалистов. Однако существующие механизмы тоже могут стать неоценимым подспорьем для сотрудников предприятия, отвечающих за финансовую дисциплину предприятия.

Специалист компании ООО “Кодерлайн”,

Горбунов Роман