Содержание:
1. Что такое сведения о доходах физлиц
2. Ответственность и сроки подачи отчетности по форме 6-НДФЛ
3. Как сформировать сведения о доходах физических лиц в 1С
4. Способы выгрузки файла для отправки в ИМНС по форме 6-НДФЛ
5. Типичные ошибки при выгрузке и как их исправить
Отчетность по доходам физических лиц — одна из ключевых обязанностей работодателя. Сведения о доходах и удержанных налогах по форме 6-НДФЛ и 2-НДФЛ (сейчас — Приложение № 1 к форме 6-НДФЛ) должны подаваться в налоговую инспекцию строго в установленные сроки.
В этой статье мы рассмотрим:
- ✅ Зачем и когда нужно выгружать сведения о доходах
- 🛠 Как сформировать и выгрузить отчет в 1С
- 📥 Как подготовить файл для отправки в ИМНС через СБиС, 1С-Отчетность, Контур, Taxcom и другие операторы
- ⚠️ Типичные ошибки и их устранение
Что такое сведения о доходах физлиц
С 2021 года сведения о доходах физлиц подаются не в виде отдельных форм 2-НДФЛ, а как Приложение № 1 к форме 6-НДФЛ. Но в программах 1С часто сохраняется привычная терминология: “Сведения о доходах физических лиц (2-НДФЛ)”.
❗ Это все еще актуально — эти сведения выгружаются в налоговую, и с их помощью ФНС контролирует корректность уплаты НДФЛ и отражение доходов граждан.
Ответственность и сроки подачи отчетности по форме 6-НДФЛ
- Срок сдачи — не позднее 1 марта следующего за отчетным года
- Подают: все налоговые агенты — юридические лица и ИП, выплачивающие доходы физлицам
- Форма: в составе 6-НДФЛ, Приложение 1 (по каждому физлицу)
- Способ подачи: в электронном виде (если более 10 человек), через операторов ЭДО или лично (если менее 10)
Как сформировать сведения о доходах физических лиц в 1С
Инструкция справедлива для конфигураций системы 1С:
- 1С: Зарплата и управление персоналом (ЗУП)
- 1С: Бухгалтерия предприятия (БП)
- 1С: ERP и КА (в части ЗУП-подсистемы)
- 1С: Упрощенка (для ИП)
🔹 Шаг 1. Перейдите в раздел Отчетность → 6-НДФЛ
В ЗУП:
Зарплата → НДФЛ, страховые взносы → 6-НДФЛ
В БП:
Отчеты → Регламентированные отчеты → Создать → 6-НДФЛ
Шаг 2. Создайте отчет за нужный год
- Укажите:
- Отчетный год
- Период — «Год»
- Организацию (если ведется учет по нескольким)
🔹 Шаг 3. Проверьте Приложение 1 — Сведения о доходах
- В табличной части будут отображены все сотрудники, получившие доход
- Проверьте:
- Суммы дохода
- Ставки налога (13%, 15%, 30%)
- Суммы удержанного НДФЛ
- Коды вычетов, доходов
- Правильность ИНН, ФИО, даты рождения
📌 Советуем: проверить сведения через «Контроль» — встроенную проверку 1С перед выгрузкой.
Способы выгрузки файла для отправки в ИМНС по форме 6-НДФЛ
✅ Способ 1. Через встроенную 1С-Отчетность (рекомендуется)
Если у вас подключена 1С-Отчетность:
- Откройте отчет 6-НДФЛ
- Нажмите «Отправить» → «В ИФНС через 1С-Отчетность»
- Программа выполнит проверку, зашифрует и передаст данные
📎 Данные будут в формате .xml (с электронной подписью .sig)
✅ Способ 2. Выгрузка файла для отправки через СБиС, Контур, Taxcom и др.
- Откройте отчет 6-НДФЛ
- Нажмите «Файл» → «Выгрузить»
- Укажите:
- Каталог для сохранения
- Формат (обычно XML)
4. Полученный файл можно:
- Загрузить в веб-интерфейс оператора ЭДО
- Отправить через приложение-клиент (например, Контур-Экстерн, СБиС++, Такском)
📥 Структура выгружаемого файла
Выгружаемый файл формируется по формату ФНС XML, утвержденному приказами ФНС и Минфина. Он включает:
- Реквизиты налогового агента
- Сведения по каждому физлицу (доходы, удержания)
- Общие итоговые данные (из титульного листа)
✅ Файл подписывается КЭП руководителя или уполномоченного лица и шифруется при передаче.
Типичные ошибки при выгрузке и как их исправить
| Ошибка | Причина | Как исправить |
| 🔴 «ИНН сотрудника не указан» | Отсутствует в карточке сотрудника | Заполните ИНН в справочнике физлиц |
| 🔴 «Ошибка в коде дохода/вычета» | Используется устаревший или неверный код | Проверьте справочники кодов и актуализируйте |
| 🔴 «Файл не соответствует XSD-схеме» | Версия формата устарела | Обновите релиз 1С и компоненты отчетности |
| 🔴 «Физлицо продублировано» | Несколько карточек на одного человека | Объедините дубликаты в справочнике физлиц |
| 🔴 Не выгружается доход за часть года | Не проведены документы начислений или увольнения | Проверьте табель, начисления, документы |
🧠 Советы и лучшие практики
- Перед отправкой используйте предварительную проверку отчета — 1С отловит большинство ошибок до выгрузки.
- Регулярно обновляйте форматы отчетности (обновления от ИТС).
- Используйте 1С-Отчетность или операторов ЭДО — бумажные формы больше не принимаются при числе сотрудников >10.
- Храните выгруженные файлы в архиве для подтверждения сдачи.
📊 Контроль сдачи в ИФНС
После отправки (через 1С или оператора):
- Получите квитанцию о приеме
- Получите протокол проверки (в течение 1-2 рабочих дней)
- При ошибках — откорректируйте отчет и отправьте повторно
Все этапы (отправка, статус, протоколы) можно отслеживать прямо в 1С или в личном кабинете оператора.
✅ Заключение:
Выгрузка сведений о доходах физлиц из 1С — это важный процесс, который должен быть отлажен и автоматизирован. Платформа 1С предоставляет удобные механизмы:
- Автоматическое формирование Приложения 1 к 6-НДФЛ
- Проверку, выгрузку и отправку
- Хранение и архивацию отчетности
При грамотной настройке и регулярном контроле вы сможете сдавать отчетность в ИФНС быстро, без ошибок и штрафов.
Специалист компании ООО “Кодерлайн”,
Веселова Елена
Добавить комментарий