Содержание:

1. Подготовка шаблона документа

2. Создание шаблона в 1С:Документооборот

3. Настройка заполнения шаблонов в документе в программе 1С:Документооборот

Шаблоны документов позволяют автоматизировать процесс создания новых документов и сокращают время на их оформление.

Среди других преимуществ использования шаблонов:

• единообразие – это важно для поддержания корпоративных стандартов и соблюдения юридических требований,
• минимизация ошибок при заполнении документов,
• простота в обновлении в случае внесения изменений в структуру или содержание, поскольку все делается в одном месте – шаблоне,
• упрощение отчетности,
• интеграция с другими системами или модулями 1С.

Перед началом работы с автозаполняемыми шаблонами в программе 1С:Документооборот необходимо:

1. Зайти в раздел «Настройка»,

2. Перейти в пункт «Настройки программы»,

3. Выбрать «Работа с файлами»,

Настройка

4. Выставить флаг у строки «Использовать автозаполнение шаблонов файлов».

Использовать автозаполнение шаблонов файлов

Подготовка шаблона документа

Для подготовки шаблона документа следует открыть пустой файл MS Word – он понадобится для закрепления в настройках.

Затем в разделе «Документы» – подраздел «Файлы» кликнуть на папку «Шаблоны файлов» и кликнуть на кнопку «Создать файл».

Шаблоны файлов

Откроется окно, в котором нужно выбрать команду «Записать с диска» и подгрузить заготовленный ранее файл MS Word.

Загрузить с диска

В первой строке будет указано название шаблона, во второй – его описание (добавляется при необходимости). После этого нажимается кнопка «Записать и закрыть».

Шаблон документа

Подготовленный шаблон отобразится в общем списке файлов.

Шаблоны файлов

Для его открытия нужно кликнуть по нему правой кнопкой мыши и выбрать «Открыть карточку».

Открыть карточку

Создание шаблона в 1С:Документооборот

Шаблоны можно создавать как для новых, так и для существующих документов. Все документы находятся в разделе НСИ в пункте «Виды документов». Здесь следует нажать на кнопку «Создать».

НСИ

В появившемся окне во вкладке «Основное» заполняется поле «Наименование» и выбираются нужные для конкретного документа настройки, например, «Вести учет по организации», «Вести учет сторон», «Использовать срок исполнения» и так далее. Именно от данных настроек зависит реквизитный состав конечного документа.

Основное

Шаблон удобно добавлять сразу при формировании нового вида документа и настраивать автоматическое заполнение файлов. Для этого нужно зайти во вкладку «Создание документа» в карточке вида документа и перейти в раздел «Шаблон». Если шаблонов несколько, то они отобразятся списком тут же, а в заголовке будет указано их количество.

Создание документов

В сформированный по шаблону документ скопируются значения всех реквизитов, прикрепятся и автоматически заполнятся файлы, а также список согласующих лиц и прочее параметры.

Также можно настроить шаблон наименования какого-либо документа. Он позволит мгновенно создавать названия документов по заранее определенному образцу. Однако редактировать их будет нельзя. Для создания следует в карточке вида документа в закладке «Шаблон» перейти в раздел «Реквизиты документа» и в строке «Наименование документа» кликнуть на кнопку выбора.

Реквизиты документа

Настройка заполнения шаблонов в документе в программе 1С:Документооборот

Во вкладке «Настройка» раздела «Шаблон» можно наложить запрет на:

• изменение реквизитов шаблона,
• редактирование и удаление файлов из шаблона.

Настройки

Здесь же ограничивается доступ сотрудников к шаблону. Для этого во вкладке «Настройка» нужно перейти по гиперссылке «Доступен всем», по кнопкам «Подобрать» или «Добавить» указать тех работников/подразделения/рабочие группы, которые получают право на создание документов по шаблону.

Доступен всем

При необходимости в дальнейшем доступ к шаблону можно расширить или ограничить. Если никаких ограничений нет, то шаблон будет доступен всем сотрудникам с правами для работы с документами.

Специалист компании ООО “Кодерлайн”,

Анапольская Марина