Содержание:
1. Возможности 1С: УНФ для работы с должностными инструкциями
2. Этапы разработки должностных инструкций в 1С: УНФ
3. Процедуры согласования, утверждения, регистрации и работы с инструкциями по должностным обязанностям
4. Пример подготовки инструкции для сотрудника: обязанности, процессы и действия в системе 1С: УНФ
Должностная инструкция – это один из ключевых документов кадрового учета, который закрепляет обязанности, права и ответственность сотрудника. Ее грамотное оформление позволяет избежать трудовых споров, повысить эффективность управления и обеспечить прозрачность процессов. В программах семейства 1С автоматизация этой задачи значительно упрощает подготовку, хранение и использование инструкций. В частности, в 1С: Управление нашей фирмой (1С: УНФ) можно реализовать удобный процесс разработки и ведения должностных инструкций.
Возможности 1С: УНФ для работы с должностными инструкциями
Хотя система 1С: УНФ изначально ориентирована на малый и средний бизнес и не содержит встроенного функционала по управлению персоналом в том объеме, как специализированные решения (например, 1С: ЗУП), ее можно адаптировать для ведения должностных инструкций. Основные подходы:
1.1. Использование справочника “Должности“
* В справочник можно внести список должностей, существующих в организации.
* Каждую должность возможно дополнить текстовым описанием – основные функции, подчиненность, права и обязанности.
1.2. Хранение инструкций в виде файлов
* В карточке должности можно прикрепить файл с инструкцией (в формате DOCX, PDF или RTF).
* При необходимости быстро открыть и распечатать актуальный вариант.
1.3. Создание шаблонов должностных инструкций
* В “Шаблонах документов” можно подготовить универсальную форму инструкции.
* При добавлении новой должности формировать документ автоматически с подстановкой названия должности, отдела и ФИО сотрудника.
1.4. Версионность и актуализация документов
* Для каждой должности можно хранить несколько редакций инструкции, отмечая дату утверждения.
* Это удобно при изменении обязанностей или обновлении организационной структуры.
1.5. Интеграция с кадровыми процессами
* При приеме сотрудника в систему прикрепляется должностная инструкция к его карточке.
* Руководитель может распечатать форму и оформить под подпись.
Этапы разработки должностных инструкций в 1С: УНФ
2.1 Подготовка структуры
* Создать справочник должностей в 1С.
* Определить подразделения и связи между ними.
2.2. Формирование шаблонов документов
* Разработать единую структуру инструкции: общие положения, обязанности, права, ответственность, условия работы.
* Настроить автоматическую подстановку реквизитов.
2.3. Заполнение инструкций для должностей
* Внести индивидуальные особенности каждой должности.
* Прикрепить документ в карточку справочника.
Процедуры согласования, утверждения, регистрации и работы с инструкциями по должностным обязанностям
3.1. Согласование и утверждение
* Согласовать документ с руководителем и юристом.
* Утвердить приказом по организации.
3.2 Регистрация и хранение
* Прикрепить утвержденную инструкцию к должности.
* Обеспечить хранение истории изменений.
3.3 Работа с сотрудниками
* При приеме на работу выдавать инструкцию под подпись.
* При изменении обязанностей оформлять новую редакцию.
Пример подготовки инструкции для сотрудника: обязанности, процессы и действия в системе 1С: УНФ
Ф.И.О. Васечкин Пётр Петрович
Должность-Кладовщик
Ключевые обязанности сотрудника:
- Организация работ по приёмке, хранению и отгрузке товарно-материальных ценностей. Рациональное использование площадей и оптимизация бизнес-процессов.
- Соблюдение режимов хранения, порядка учёта совершаемых операций, правил документального оформления и предоставления регулярной внутренней отчётности.
- Проверка принимаемой продукции на предмет наличия и соответствия сопроводительной документации, включая товарные накладные, лицензии, разрешения, сертификаты и т. д..
- Отслеживание исправности и достаточности средств оперативного пожаротушения, проверка и поддержание помещений в надлежащем состоянии, контроль состояния оборудования и своевременное восстановление функциональности инвентаря.
- Контроль за соблюдением правил охраны труда и норм техники безопасности, а также своевременная санитарная обработка.
- Участие в плановых и внеплановых инвентаризациях, в ходе которых определяются фактические остатки товарно-материальных ценностей.
4.1 Перечень действий сотрудника в ПП 1С:УНФ
- Приём товаров на склад. Для этого нужно сверить все реквизиты и номенклатурные позиции Документа «Заявка Поставщику» с прибывшими ТМЦ, создать документ «Приходный ордер» путём сканирования штрих-кодов поступивших ТМЦ, указать поставщика, по какому договору пришли товары, на какой склад и в какую ячейку. Затем на основании «Приходного ордера» выписать накладную «Торг-12» и счёт-фактуру.
- Перемещение товаров между складами и ячейками. Для этого используют документы «Перемещение запасов» и «Перемещение по ячейкам». 1 С их помощью можно также списать товары на расходы, отправить на производство или в эксплуатацию.
1. Инвентаризация запасов. Чтобы посчитать и проверить количество товаров на складе, создают документ «Инвентаризация запасов». В нём указывают склад или цех, где проводится инвентаризация, и список товаров, которые нужно пересчитать.
2. Оприходование запасов. Факт поступления товаров на склад или в цех оформляют с помощью документа «Оприходование запасов». В нём указывают основные реквизиты, счёт учёта, на который будут оприходованы товары, основание и список товаров, которые поступают на склад или в цех.
3. Отгрузка товаров. При отправке товаров покупателю или возврате их поставщику оформляют документ «Расходный ордер». Также в программе можно отслеживать, какие заказы отгружены полностью, частично или ещё не отгружены.
4.2. Перечень действий сотрудника в системе 1С: УНФ
| Вход | Процесс | Описание действий в 1с:УНФ | Выход | Исполнитель |
| Подготовка к приёмке товара | Сотрудники склада оповещаются о прибытии товарно-материальных ценностей (ТМЦ) за сутки до их фактического поступления. Кладовщик подготавливает место для размещения на хранение товаров, определяется, каким образом будет осуществляться выгрузка из транспортного средства. | Документ «Заказ Поставщику»-Статус «К исполнению» | «Заказ Поставщику» -информация о параметрах прибываемого груза | Кладовщик |
| Прибытие транспортного средства на склад | До того как водитель откроет двери транспортного средства, кладовщик должен визуально проверить целостность транспорта на предмет отсутствия следов проникновения, состояние запорного устройства, определить, есть ли на ТС пломба отправителя, и сверить номер пломбы на ТС с номером, указанным в сопроводительных документах. После проверки кладовщик снимает пломбу с транспортного средства, водитель открывает ворота авто. | Документ «ТТН»-Сканирование штрих-кода-создание Документ «Приходный ордер»-Статус «Создан» | «Заказ Поставщику» -информация о ТС | Кладовщик |
| Сверка товара с документацией | В процессе выгрузки кладовщик производит первичную сверку фактически пришедшего товара с данными в сопроводительной документации. При необходимости производится распаковка товаров для проверки их количества и качества в зоне приёмки. | Документ «Приходный ордер»-Статус «Исполнен», Документ «Заявка Поставщику»-Статус «Исполнена» | «Приходный ордер» -информация о номенклаурных позициях | Кладовщик |
| Завершение процедуры приёмки. | После завершения процедуры приёмки составляется и подписывается необходимый пакет документов. | Документ «Приходный ордер»-создать на основании-Документ «Торг-12»-Создать на осеовании-Документ «Счёт-фактура» | Товар принят и оприходован на склад | Кладовщик |
Заключение:
Разработка должностных инструкций в системе 1С: УНФ позволяет систематизировать кадровые документы, снизить риски и обеспечить прозрачность управления. Несмотря на то, что функционал УНФ менее специализирован по сравнению с 1С: ЗУП, при правильной настройке и использовании встроенных возможностей система становится удобным инструментом для подготовки и хранения должностных инструкций.
Специалист компании ООО “Кодерлайн”,
Сандакова Ольга
Добавить комментарий