Содержание:

1. Включение механизма отслеживания изменений в справочниках и документах в системе 1С: УНФ

2. Настройка параметров хранения версий в 1С: УНФ

3. Управление объемом базы данных и история изменений в 1С: УНФ

Включение механизма отслеживания изменений в справочниках и документах в системе 1С: УНФ

В системе 1С: УНФ отслеживание изменений в справочниках и документах реализовано через механизм версионирования данных. Эта функция по умолчанию отключена и её необходимо активировать вручную в настройках программы. Чтобы включить её, нужно перейти в раздел “Настройки” – “Общие настройки”.

Общие настройки

Здесь вы найдете блок “История изменений”. Раскрыв этот блок, вы увидите флажок “Хранить историю изменений”. Активируйте этот флажок, чтобы начать отслеживание изменений. Однако, простое включение версионирования – это лишь первый шаг.

Настройка параметров хранения версий в 1С: УНФ

Далее, важно настроить параметры хранения версий, чтобы определить, как часто и как долго будут храниться записи о внесенных изменениях. Для этого следует воспользоваться ссылкой “Настроить”, расположенной в том же блоке “История изменений”. В открывшемся окне вы найдете две важные опции: “Установить когда сохранять версии” и “Установить срок хранения версий”.

Установить срок хранения версий

 “Установить когда сохранять версии” позволяет определить частоту сохранения версий. Вы можете настроить сохранение после каждого изменения, через определенный интервал времени или по другим критериям, в зависимости от ваших потребностей и специфики работы. Более частые сохранения обеспечивают более детальную историю изменений, но одновременно приводят к значительному увеличению размера базы данных. Поэтому этот параметр требует взвешенного подхода.

Параметр “Установить срок хранения версий” отвечает за то, как долго будут храниться старые версии. Вы можете указать конкретный срок, например, 30 дней, 6 месяцев или год. По истечении этого срока система автоматически удалит устаревшие версии, освобождая место на диске. Важно помнить, что указанный срок хранения применяется ко всем объектам, если вы не зададите индивидуальные настройки для конкретных справочников и документов. Для более тонкой настройки, в том же окне настроек, предусмотрена возможность индивидуального задания параметров хранения версий для отдельных справочников и документов. В соответствующих колонках вы можете указать собственные правила сохранения и срок хранения для каждого объекта. Это особенно полезно, если для некоторых данных требуется более подробная история изменений, чем для других.

Необходимо понимать, что включение версионирования, особенно для всех объектов, приведет к существенному увеличению размера информационной базы данных. Это связано с тем, что система будет хранить копии данных для каждой версии. Поэтому крайне важно контролировать размер базы данных. Для этого система 1С: УНФ предоставляет специальный отчет “Количество и объем хранимых версий объекта”, который позволяет отслеживать рост размера базы и принимать своевременные меры по оптимизации.

Настройки хранения истории изменений

Управление объемом базы данных и история изменений в 1С: УНФ

Для управления размером базы данных и предотвращения её чрезмерного разрастания можно воспользоваться опцией “Автоматически удалять устаревшие версии”. Включение этого флажка позволяет системе автоматически удалять старые версии данных по заданному расписанию. Расписание удаления можно настроить через ссылку “Настроить расписание”. Обратите внимание, что возможность самостоятельной настройки расписания удаления доступна только в локальной версии системы 1С: УНФ. В облачном сервисе 1cfresh.com расписание уже предустановлено и управляется администрацией сервиса. После того, как версионирование включено и настроено, вы получите возможность просматривать историю изменений для каждого документа и элемента справочника. Для этого достаточно выделить нужный объект в списке и нажать кнопку “Еще”. В появившемся меню выберите пункт “История изменений”.

История изменений

Откроется окно, отображающее все сохраненные версии выбранного объекта. Кнопка “Открыть версию” позволит вам просмотреть значения реквизитов объекта в конкретной выбранной версии. Это позволит проанализировать изменения, которые были внесены в документ или справочник в определённый момент времени. Если вы выделите две и более версий, то кнопка “Сравнить” позволит сгенерировать отчет, показывающий различия между этими версиями, что значительно упрощает анализ внесенных изменений. Таким образом, функция версионирования данных в системе 1С: УНФ предоставляет мощный инструмент для контроля и анализа изменений, обеспечивая прозрачность и возможность восстановления предыдущих состояний данных.

Специалист компании ООО “Кодерлайн”,

Григорьева Ирина