Содержание:

1. Настройка рабочего стола руководителя
2. Создание и ценность дашборда  в системе 1С:Документооборот

Для руководителя государственного учреждения время является ценным ресурсом. Тратить его на изучение большого количества бумажных отчётов и справок неэффективно. Современное решение это дашборд – информационная панель, которая в режиме реального времени показывает ключевые показатели эффективности (KPI) документооборота. Его цель — дать полную картину ситуации за 30 секунд, выявить проблемы и точки роста, не погружаясь в детали.

Настройка рабочего стола руководителя

Конфигурация 1С:Документооборот для государственного учреждения обладает всем необходимым функционалом для построения таких панелей без закупки дополнительного ПО.

Прежде чем настраивать дашборд, нужно определимся с иерархией информации:

Уровень 1: «Сводка за 5 секунд». Это самые главные цифры (тоталы), которые всегда на виду: % исполнения поручений, объем документооборота, количество критических просрочек.

Уровень 2: «Анализ и тренды». Диаграммы и графики, показывающие динамику, распределение проблем по подразделениям, структуру задержек.

Уровень 3: «Детализация по клику». Возможность «провалиться» в любой показатель и увидеть конкретные документы, ответственных исполнителей и историю движения.

Первое, что видит пользователь, открыв программу — это рабочий стол. Важно разместить на нем ключевые виджеты. Виджеты представляют собой маленькие окна или блоки, которые показывают самую важную информацию, не открывая полноценную программу.

Начальная страница

Какие виджеты добавить:

• Мои поручения на контроле

 Список самых важных документов, за которыми нужно следить.

• Исполнение поручений

 Показывает процент исполненных и просроченных поручений, которые выдали вы или ваши заместители.

• Документы, требующие вашего решения

Входящие документы на вашем согласовании или подписи.

• Критические просрочки

Виджет с списком документов/поручений с наибольшим сроком просрочки по подчиненным отделам.

Создание и ценность дашборда  в системе 1С:Документооборот

Рассмотрим, как создать дашборд и какие метрики включить.

Как это сделать:

Рабочий стол

Перейдите в раздел «Настройка»- «Рабочий стол». Используя конструктор, добавьте нужные вам стандартные виджеты или настройте их фильтрами (например, только по вашим подразделениям).

Особо стоит подчеркнуть ценность дашборда для руководителя.

Во-первых, руководитель имеет возможность видеть общую картину по всем процессам без необходимости запрашивать отчеты у подчиненных.

Во-вторых, может оперативно реагировать. Проблемы в виде, например, просроченного задания или задачи, видны сразу, а не постфактум.

В-третьих, есть понимание объективной оценки работы подразделений. Анализ основан на цифрах, а не на субъективных ощущениях.

В-четвертых, повышение исполнительской дисциплины. Факт того, что результаты работы видны руководству, мотивирует сотрудников соблюдать сроки.

Панель не должна быть перегружена. Выберите 5-7 самых важных метрик, сгруппированных по блокам.

Ключевые показатели для панели:

Показатель	Что показывает	Как получить в 1С
% исполнения в срок	Общая исполнительская дисциплина по учреждению.	Стандартный отчет «Исполнительская дисциплина».
Среднее время исполнения	Оперативность работы с документами (в днях).	Настройка в «Анализе данных» на основе разницы дат регистрации и исполнения.
Объем документооборота	Общая загрузка (входящие/исходящие).	Отчет по регистру документооборота.
Количество просрочек	Абсолютное число проблемных документов.	Отчет с отбором Статус = Просрочен.

Инвестиция времени в настройку дашборда в 1С:Документооборот для государственного учреждения многократно окупается за счет повышения скорости и качества управленческих решений. Вы получаете не просто набор отчетов, а единый центр управления документооборотом, который работает на вас 24/7.

Начните с малого — настройте Рабочий стол и Панель индикаторов. Убедитесь в их полезности, а затем постепенно дополняйте дашборд новыми отчетами.

Специалист компании ООО “Кодерлайн”,

Пронин Артем