Содержание:

1. Что такое онлайн-запись
2. Битрикс24 Онлайн-запись: Начало работы

Что такое онлайн-запись

Онлайн-запись — инструмент Битрикс24, предоставляющий возможность записывать клиентов на прием к специалистам, забронировать оборудование, технику или другие нужные ресурсы. Этот инструмент универсален и применим в различных отраслях бизнеса:

• В медицинских учреждениях, онлайн-запись облегчает клиентам процесс быстрой и удобной записи на консультацию к врачу, прохождение диагностики или медицинских процедур.
  
• В салонах красоты, клиенты могут забронировать время для стрижки, макияжа или других услуг.
  
• Если вы сдаете в аренду помещения, например такие как коворкинг или фотостудия, онлайн-запись поможет вам эффективно управлять бронированиями и отслеживать загруженность помещений.
  
• Аренда техники, например автомобили и спецтехника, также становится проще с помощью онлайн-записи.
  
• Консалтинговые услуги также могут быть забронированы онлайн, что позволяет клиентам получить юридическую консультацию или помощь по другим вопросам в удобное для них время.

Онлайн-запись автоматизирует процедуру бронирования. Она обеспечивает контроль за занятостью специалистов и доступностью ресурсов, автоматическую отправку напоминаний клиентам о предстоящих визитах и сохранение всей этой информации в CRM-системе, что обеспечивает эффективное управление бизнесом.

Битрикс24 Онлайн-запись: Начало работы

Создать ресурс

Ресурсы — это ключевые элементы, необходимые для предоставления ваших услуг. Это могут быть специалисты, такие как врачи или парикмахеры, оборудование, включая автомобили или медицинские аппараты, а также помещения, например, квартиры или офисы.

Чтобы начать использовать инструмент Онлайн-запись, вам нужно создать и настроить эти ресурсы. Это простой процесс, который может выполнить любой сотрудник вашей команды.

Вот как это сделать:

1. Перейдите в раздел ‘Онлайн-запись’ в вашем Битрикс24.
2. Нажмите на кнопку ‘Добавить ресурс’.
3. Заполните необходимые детали о ресурсе.

Добавить ресурс

Настроить напоминания

Установите автоматические напоминания для клиентов о предстоящем визите, чтобы подтвердить их запись. Это не только поможет клиентам не забыть о своих запланированных визитах, но и увеличит посещаемость для вашей компании.

С помощью функции автоматических напоминаний, вы можете улучшить управление записью, повысить удовлетворенность клиентов и, в конечном итоге, увеличить посещаемость вашего бизнеса.

Настройка напоминаний

Записать клиента на услугу
В пункте Онлайн-запись начните с выбора необходимого ресурса, будь то специалист, оборудование или помещение. Далее, установите время и дату, которые подходят клиенту, и затем кликните на ‘Создать’. Введите данные о клиенте и сгенерируйте новую сделку. Стоит отметить, что вы можете одновременно зарегистрировать клиента на разные услуги или к разным специалистам, если это требуется.

Запись клиента на услугу

Статус каждой записи в вашем расписании визуализирован через цветовую систему:
– зеленый цвет указывает на то, что клиент уже подтвердил свое посещение.
– голубой цвет сигнализирует о записи, которую клиент пока не подтвердил.

Красные индикаторы подсчитывают количество клиентов, которые не подтвердили свою запись или по прогнозам, могут опоздать. Это позволяет вам мгновенно оценить статус записи и, если необходимо, оперативно связаться с клиентами для уточнения или подтверждения их визита.

Статус записей

Отслеживать загруженность ресурсов

В Онлайн-записи доступен ряд полезных инструментов для эффективного управления. Эти инструменты помогают контролировать использование ресурсов и оперативно регистрировать клиентов на предоставляемые услуги.

Аналитика. Вы можете отслеживать количество новых клиентов, общую сумму дохода для каждого отдельного ресурса, а также общий доход за день. Информация о доходах извлекается из поля ‘Сумма’ в соответствующих сделках. Выбор необходимой даты осуществляется через календарь, расположенный справа на экране.

Аналитика

Фильтр. Вы можете выбрать, какие именно ресурсы будут видны – будь то записи конкретного специалиста, например, врача, или только доступные кабинеты. Это помогает визуализировать данные в соответствии с вашими текущими потребностями, делая управление расписанием более эффективным и удобным.

Фильтр

Загруженность ресурсов. Для получения подробной информации о степени занятости ресурса в выбранный день, просто нажмите на иконку в виде батарейки, расположенную рядом с названием ресурса. Это откроет данные о количестве занятых слотов и общем проценте загруженности. Такая функция особенно полезна для сотрудников, помогая им идентифицировать менее загруженные ресурсы и, следовательно, более эффективно распределять клиентов, улучшая общую эффективность работы.

Загруженность ресурсов

Пересечение ресурсов. Эта функция особенно полезна, когда для предоставления услуги требуется более одного ресурса – основной и дополнительный. Примером может служить медицинский прием, который требует бронирования основного ресурса, например, врача, и дополнительного, например, кабинета УЗИ. При бронировании, оба ресурса автоматически резервируются на одно и то же время, обеспечивая их совместную доступность.

Если для каждого основного ресурса требуется возможность бронирования отдельного дополнительного ресурса, вам следует отключить опцию ‘Пересечение для всех’. Это позволит более гибко управлять бронированием, обеспечивая, что каждый основной ресурс может быть связан с различными дополнительными ресурсами в зависимости от потребностей.

Для врача-рентгенолога забронировали Кабинет МРТ, а для эндокринолога — кабинет УЗИ

Когда дополнительный ресурс служит общим для всех основных ресурсов, необходимо включить опцию ‘Пересечение для всех’.
Возьмем для примера ситуацию, где несколько врачей, являющихся основными ресурсами, работают посменно и используют один и тот же кабинет для приема пациентов.

Включение этой опции обеспечивает точное отслеживание доступности общего ресурса, позволяя эффективно управлять его загрузкой. Это гарантирует, что кабинет будет правильно распределен между врачами, исключая пересечения в расписании и обеспечивая его максимальное использование.

Для всех врачей можно забронировать один кабинет

Отображение расписания.

• Расширить окно с расписанием — Эта функция особенно полезна, когда у вас много ресурсов и записей. Она позволяет увеличить окно расписания для более детального просмотра и анализа.
  
• Показать все — Эта опция    позволяет полностью отобразить все ваши ресурсы в расписании. Это дает вам общую картину загруженности каждого ресурса, помогая в управлении и планировании.
  
• Уменьшить масштаб — Если все записи не помещаются на экране, вы можете использовать функцию уменьшения масштаба. Это поможет вам увидеть все записи одновременно, не теряя общей картины.

Отображение расписания

Специалист компании ООО “Кодерлайн”,

Разумовский Владислав