Содержание:
- Необходимость автоматизации закупочной деятельности
- Автоматизация данного отчета в конфигурации 1С:ERP
Необходимость автоматизации закупочной деятельности
В компаниях, которые должны осуществлять закупки по Федеральным законам 44-ФЗ “О контрактной системе в сфере закупок…” и 233-ФЗ “О закупках товаров, работ, услуг”, вся закупочная деятельность жестко регламентируется. Ни один договор с поставщиком (подрядчиком) не может быть заключен вне рамок, определяемых годовой комплексной программой закупок (ГКПЗ) в разрезе лотов закупки.
Перечень бизнес-процессов и объем обрабатываемых данных для планирования и учета исполнения закупок по ГКПЗ достаточно велик, и поэтому в отсутствие должной автоматизации в компании этим направлением занимаются отдельные службы закупок, используя привычный инструментарий Excel.
При этом менеджмент компании понимает необходимость и потребность в масштабной автоматизации закупочной деятельности, но именно блок (модуль) закупок является одним из самых сложных в проекте комплексной автоматизации. Обязательным документом для старта автоматизации процесса закупок являются детальные Функциональные требования к закупкам. Выделять рабочее время на анализ существующих бизнес-процессов и описание подходов к их оптимизации, из плотного графика оперативной рутинной, но необходимой работы, всегда очень сложно, но ни один подрядчик не сделает эту работу за нас.
Определенным стимулом для наступления переломного момента в выделении потребных ресурсов на детальное описание Функциональных требований к закупкам силами сотрудников Заказчика может стать предварительный проект, который в короткий срок с минимальными затратами покажет наглядный ощутимый эффект от автоматизации отчетов в 1С ERP 8.
В качестве такого эффективного предварительного этапа из состава большого проекта по автоматизации закупочной деятельности предлагаю вашему вниманию описание подходов к автоматизации отчета об исполнении ГКПЗ.
Единой регламентированной формы такого отчета нет, каждая компания во исполнение требований указанных выше федеральных законов разрабатывает свои формы отчета об исполнении ГКПЗ, но общие требования к такому отчету предписывают предоставлять данные за отчетный период в разрезе лотов ГКПЗ, заключаемых для их исполнения договорах с поставщиками (подрядчиками) по исполнению закупок и по оплате закупок.
Те, кто на практике занимался составлением такого отчета в Excel, визуально отбирая в ручном режиме необходимые данные из базы бухгалтерского учета о поставках МТР, работ (услуг) и о произведенных оплатах поставщикам (подрядчикам) в разрезе договоров, при этом сопоставляя номера договоров с номерами лотов ГКПЗ, подтвердят, что на составление подобного отчета приходится затрачивать достаточно большой объем рабочего времени.
Автоматизация данного отчета в конфигурации 1С:ERP
Далее я опишу порядок действий, выполнение которых в конфигурации 1С:ERP позволит формировать отчет об исполнении ГКПЗ «нажатием одной кнопки»:
- В типовой справочник 1С:ERP 8.3 “Проекты” завести перечень лотов ГКПЗ с иерархией по годам. Для ускорения работы, конечно возможно автоматизировано загрузить в справочник перечень лотов ГКПЗ из соответствующего файла Excel;
- В форму карточки договоров с контрагентами добавить дополнительный реквизит «Проекты»;
- Для каждого действующего договора указать нужное значение лота ГКПЗ в реквизите «Проект». При этом предполагается, что при работе в 1С:ERP конкретный договор с поставщиком (подрядчиком) заключается во исполнение уникального лота ГКПЗ. Желательно программным способом определить реквизит «Проект» обязательным к заполнению для всех договоров с видом договора «С поставщиком»;
- В формы всех документов оснований закупок и оплат в 1С:ERP 2.5 добавить реквизит «Проект» или принять решение об использовании функционала указания дополнительных сведений к документам. При этом желательно предусмотреть, чтобы при выборе в документе договора с контрагентом, значение реквизита «Проект» автоматически заполнялось значением лота ГКПЗ, указанного в карточке договора;
- Если закупки в компании осуществляются через агента, то в карточке агентского договора будет указан лот «Агентские услуги по организации закупок». Понятно, что такой лот должен быть указан при отражении оказания агентского вознаграждения и при оплате агентского вознаграждения. А в документах по отражению поставки МТР, работ (услуг) через агента и в документах оплаты за конкретные поставки через агента нужно указывать определенные лоты ГКПЗ, сопоставляемые с конкретными закупками и оплатами через агента. В службе снабжения конечно же есть информация, по какому договору между агентом и продавцом осуществляется конкретная поставка или оплата, остается договориться о механизме указания и хранения этих данных в конфигурации 1С ERP в сопоставлении с лотами ГКПЗ. При этом вспоминаем, что ссылку на продавца мы обязаны указать в форме Счета-фактуры полученного от агента;
- Определить, в какие регистры конфигурации 1С ERP будет попадать информация о проекте (номере лота ГКПЗ) при проведении документов закупки и оплаты;
- По форме отчета об исполнении ГКПЗ, используемой в компании, разработать достаточно простой внешний отчет об исполнении ГКПЗ, обращаясь к данным определенных в п. 6 Регистров.
Таким образом, всего за 7 достаточно простых и понятных шагов в системе 1С ERP 8 у компании появится отчет, который радикально облегчит работу целого отдела закупок и у компании появится ощутимый результат как стимул к дальнейшей автоматизации всего многообразия бизнес-процессов по модулю закупок.
Описанный подход вполне может быть применим и для конфигурации 1С:Бухгалтерия.Корп, но не забываем для этого приобрести и установить специальное Расширение «Проекты» для «1С:Бухгалтерия».
Специалист компании “Кодерлайн”